Phần Mềm Quản Lý Khách Sạn - easyHotel

Giới Thiệu Phần Mềm Quản Lý Khách Sạn Bằng Tiếng Anh

easyHotel là phần mềm quản lý khách sạn cao cấp. Nhiều tính năng và sử dụng công nghệ hiện đại nhưng lại dễ dùng và giá cả hợp lý. Được xem là một trong những phần mềm tốt nhất trong lĩnh vực quản lý khách sạn ở nhiều qui mô và đẳng cấp khác nhau.

Chúng tôi bắt đầu phát triển từ năm 1998 (Chỉ 2 năm sau khi tôi tốt nghiệp đại học, và là 8 năm trước khi mở công ty VTM Viet Nam), đã có hơn 300 khách sạn đang sử dụng ở 29 quốc gia khác nhau (Viet Nam, Italya, England, USA, Ukraine, Philippines, Malaysia, Indonesia, Kenya, Trinidad and Tobago, Tonga, Australia, Mexico, Zambia, Afghanistan, Falkland, Cambodia, Lesotho, Nigeria, Honduras, Myanmar, India, China, Singapore, Taiwan, Philippines...).

 

Phần mềm quản lý khách sạn - Dòng chảy quản lý khách trọ

 

Phần Quản Lý Khách Sẽ Đến (Reservation Module):

Có các tính năng chủ yếu phục vụ việc nhận khách mới và các nghiệp vụ phát sinh liên quan với một lần đặt phòng mới.

  • Đặt Phòng (Reservations) có thể thực hiện cho từng Cá Nhân hay Tập Thể.
  • Mỗi đặt phòng phải gắn vào một Hồ Sơ Khách (Guest Profile) đi kèm. Hồ Sơ Khách chứa các thông tin cơ bản của khách. Hồ Sơ Khách có các loại Cá Nhân (Individual), Công Ty (Company), Công Ty Du Lịch (Travel Agent) , Nguồn Khách (Các loại đối tượng cộng tác đưa khách đến trọ và hưởng hoa hồng môi giới).
  • Người Quản Lý  Khách Sạn có thể Tìm Kiếm (search), Xem (view), Cập Nhật (update) hoặc Hủy (cancel)  các Đặt Phòng. Đặt Phòng đã hủy có thể lấy lại (re-activate) khi khách lại đổi ý muốn quay lại.
  • Khi hết phòng có thể vẫn nhận Đặt Phòng nhưng để ở trạng thái chờ (Pending) và đưa vào hàng đợi (Waiting List). Khi có phòng và tất nhiên là sau khi xác nhận khách vẫn muốn trọ, lấy Đặt Phòng ra khỏi Hàng Đợi và đưa vào danh sách đang tích cực, tức đợi khách đến.
  • Có tính năng cho phép cùng một Đặt Phòng có thể phân ra nhiều Nhánh Chi Phí (Folio). Mỗi Nhánh Chi Phí có thể ra hóa đơn một cách độc lập về đối tượng thanh toán, được thanh toán vào thời điểm khác nhau, hình thức thanh toán có thể khác nhau. Tính năng này cần cho trường hợp thực tế hay xảy ra là công ty sẽ trả tiền phòng, cá nhân đang ở trả mọi khoản dịch vụ phát sinh do cá nhân tự ý tiêu thụ, và hóa đơn cần ra là khác nhau. Tính năng Phân Phối Chi Phí Tự Động (Auto Transaction Distribution) có thể tạo khi khách chưa vào, hoặc có thể cập nhật lại bất kỳ lúc nào khi khách đang ở và thay đổi ý định về thanh toán (thực hiện trong phần In-House Guest Module).
  • Có khả năng Tách (spilit) và Hợp (merge) các giao dịch. Ví dụ có quá nhiều giao dịch nhỏ cùng loại sẽ được Hợp (merge) thành giao dịch đại diện, giúp cho hóa đơn ngắn đi đáng kể. Lấy trường hợp thực tế là khách hàng không quan tâm đến việc cần in chi tiết các cuộc gọi điện thoại nội hạt vì giá quá rẻ thì có thể Hợp (merge) tất cả các cuộc gọi rẻ tiền này lại và đặt một tên mới như Local mà sẽ xuất hiện trên Hóa Đơn.
  • Tìm phòng hay một nhóm phòng thỏa yêu cầu của khách.
  • Đặt Phòng phải có nhiều trường lưu các thuộc tính khác nhau của khách, và có thể thay đổi được đáng kể các tham số này cho phù hợp nhu cầu của từng khách sạn.

 

Phần Khách Đang Ở (In-House Guest Module):

Chủ đạo dùng để thực hiện các nghiệp vụ phục vụ khách đang ở.

  • Có công cụ nhanh chóng cho phép xem danh sách khách kỳ vọng Sẽ Đến vào ngày hôm nay, Sẽ Đi vào ngày hôm nay.
  • Xem các Đặt Phòng sẽ đến vào ngày bất kỳ.
  • Tìm kiếm Đặt Phòng theo tiêu chí tìm đa dạng. Công cụ này thông thường là dùng để tìm kiếm khách trọ khi có ai cần tìm họ, nhưng phải đủ tổng quá để tìm được thông tin của khách đã từng ở.
  • Tìm phòng và chuyển phòng. Khi chuyển phòng có thể kết chi phí quá khứ vào Folio, hoặc có thể chuyển theo (ví dụ là tiền điện thoại, thông thường là đi theo Máy Nhánh, Máy Nhánh lại để trong Phòng. Khi chuyển Phòng có chọn lựa chốt tiền điện thoại ở Phòng trước vào Folio, hay cứ để chuyển theo khách).
  • Check-in khách đến bao gồm cả khách đã đặt trước hay khách tình cờ đi ngang qua. Hủy các đặt phòng đã quá hạn (khách không đến).
  • Thực hiện các giao dịch

 

Phần Tính Tiền (Cashier module Module):

Thực hiện các nghiệp vụ liên quan đến thu tiền.

  • Mỗi người Thu Tiền có một ID riêng để login. Thực tế là User có cấp quyền vào phần Cashier.
  • Khi thực hiện nghiệp vụ có liên quan đến thu tiền, cần đăng nhập và bắt đầu Ca Làm Việc (Shift). Khi mở Ca Làm Việc (Open Shift) người thu ngân sẽ biết được tình trạng thu tiền của cá nhân mình, bao gồm cả thu qua chuyển khoản và thu bằng tiền mặt. Đối với Tiền Mặt, người Thu Ngân phải để ý số dư thực tế và số dư đang theo dõi bằng máy cho mỗi ca làm việc nên phải bằng nhau. Kết Thúc Ca (hay người Việt Nam thường gọi là Kết Ca, End Of Shift), số liệu thu và chi trong Ca cũng được thể hiện trước khi thoát ra ngoài. Cần Báo Cáo cho Từng Ca làm việc mà có phát sinh nghiệp vụ thu/chi. Báo cáo này có thể in ngay khi Kết Ca, hoặc người quản lý có thể in lại bất cứ khi nào.
  • Kiểm Toán Đêm (Night Audit) có thể chạy hàng đêm để chốt tất cả giao dịch. Các giao dịch đã chốt sẽ không sửa được bởi Cashier. Người Quản Trị có thể chọn các báo cáo quản trị khác nhau cho vào tập báo cáo cần tạo khi chạy Night Audit. Đó là một cách làm để chốt số liệu hàng ngày, tránh thất thoát.
  • Kiểm Toán Đêm còn thực hiện cả việc Kiểm Tra tính toàn vẹn và hợp lý của dữ liệu. Người quản trị có thể đặt mức độ khác nhau để xử lý khi có vấn đề xảy ra. Ví dụ nếu để xử lý ở mặt con người thì khi chạy Kiểm Toán Đêm nếu có Đặt Phòng của ngày hôm nay mà đến lúc này vẫn chưa chuyển sang tình trạng Check-In thì quá trình Kiểm Toán Đêm sẽ tạm dựng. Người quản trị sẽ nhận được danh sách các Đặt Phòng đã quá hạn đó. Nếu người quản trị để chế độ Cứ Chạy Tự Động thì báo cáo cảnh báo sẽ gửi đến người quản trị sau, không cần dừng quá trình Kiểm Toán Đêm.
  • Kiểm Toán Đêm không bắt buộc phải chạy sau giao dịch cuối cùng của ngày, vì nếu làm thế thì sẽ phát sinh rất nhiều việc cho người quản lý khách sạn. Kiểm Toán Đêm có thể chạy ở thời điểm bất kỳ của ngày, các giao dịch xảy ra sau đó trong này sẽ có ngày giao dịch không thay đổi, nhưng kỳ giao dịch được tính vào kỳ tiếp theo (Next Accounting Period).
  • Hỗ trợ mức Service Charge khác nhau cho từng loại giao dịch và đối tượng giao dịch. Ví dụ Hồ Sơ Khách là công ty A thì luôn được hưởng Service Charge trên tiền phòng là 5%, những khách hàng là công ty khác mặc định sẽ là 10%. Nhân viên X của công ty A thì được hưởng dịch vụ phí 7%, trong khi nhân viên Y của công ty A sẽ bị tính 10%. Dịch vụ phí có thể được đặt theo dạng dịch vụ (Type, hay cũng được hiểu là Type của Transaction), ví dụ tiền điện thoại có thể là 5%, nhưng tiền giặt ủi là 10%.
  • Hỗ trợ Thuế VAT theo từng loại hàng hóa giao dịch.

 

Phần Báo Cáo (Report Module)

Cho phép in, chọn lựa tùy biến các báo cáo, nhóm các báo cáo.

  • Có hóa đơn cho khách đa dạng, có thể cấu hình lại được đáng kể.
  • Có nhiều hóa đơn quản trị giúp theo dõi kết quả hoạt động kinh doanh, kiểm soát mất mát.
  • Người quản trị có thể chọn báo cáo quản trị cho vào tập báo cáo của Kiểm Toán Đêm như nói ở trên.
  • Báo cáo xuất ra các dạng Web, Excel, PDF. Có thể gửi tự động qua email.

 

Phần Quản Trị Phòng (Room Management Module): 

Thực hiện các chức năng liên quan đến quản lý phòng

  • Hỗ trợ Sơ Đồ Phòng (Room Rack), giúp người quản lý nhanh chóng nhận diện tình hình sử dụng phòng.
  • Quản lý tình trạng phòng, dọn phòng.
  • Quản lý mini bar trong phòng.

 

Phần Cấu Hình (Settings):

Phần mềm linh động trong cầu hình nhằm đáp ứng nhu cầu đa dạng của khách hàng.

  • Cấu hình được để tương thích với các loại tổng đài khác nhau.
  • Cài đặt dữ liệu Phòng, Loại Phòng, Giá Mặc Định Của Phòng...
  • Cài đặt mã phân loại giao dịch (Classification Code) để phân loại giao dịch theo nhu cầu quản lý của chủ khách sạn và nhu cầu tách hóa đơn của khách.
  • Hệ thống quản lý người dùng (User) toàn diện, hỗ trợ phân quyền đáp ứng các nhu cầu quản lý thực tế của khác sạn.

 

Các Tính Năng Khác (Other):

  • Về phần tính cước tổng đài nội bộ, Hỗ trợ tính cước tự động cho hầu hêt các loại tổng đài, nghĩa là CDR format phải định nghĩa lại được trong phần mềm để tương thích tổng đài đang dùng. Bảng giá cước linh động. Các cuộc gọi được phân nhóm (CallType), mỗi CallType có một chế độ tính cước riêng. Ngoài ra từng đầu code thành viên của CallType có thể áp giá khác nhau chứ không cần chung cho toàn CallType. Phí dịch vụ điện thoại có thể áp dụng một lần trên hóa đơn của khách (tức áp dụng chung cho mọi kiểu cuộc gọi), hoặc áp dụng chi tiết cho từng CallType.
  • Phần mềm chạy thực sự ở chế độ Client/Server. Server dùng giải pháp Mã Nguồn Mở chay trên hệ điều hành Linux. Khách hàng không phải trả thêm bất cứ khoản chi phí nào về bản quyền phần mềm.
  • Có hỗ trợ giao diện Web song song với giao diện chạy trên Windows truyền thống. Người quản lý có thể theo dõi từ xa qua không chỉ Web tình hình đặt phòng, thu tiền, tỉ lệ sử dụng phòng...mà còn có thể thực hiện được cả những nghiệp vụ tương đối đơn giản như tạo Đặt Phòng Mới.
  • Hệ thống Back-End được phát triển trên hệ điều hành Linux, sử dụng Web Server là Apache, cơ sở dữ liệu là MySQL, ngôn ngữ lập trình là MySQL.
  • Có tương thích phần mềm Kế Toán và ERP.

 

Một số Hình Chụp Phần Mềm Quản Lý Khách Sạn:

Hotel Management System | Front Office | PMS | Property Management System

Phần mềm quản lý khách sạn - màn hình chính. Nhấp chuột để phóng to hình.

 

Hotel Management System | Front Office | PMS | Property Management System

Phần mềm quản lý khách sạn - màn hình đang soạn một Đặt Phòng. Nhấp chuột để phóng to hình.

 

Hotel Management System | Front Office | PMS | Property Management System

Phần mềm quản lý khách sạn - Chạy Kiểm Toán Đêm. Nhấp chuột để phóng to hình.

 

Hotel Management System | Front Office | PMS | Property Management System

Phần mềm quản lý khách sạn - In Báo Cáo Quản Trị. Nhấp chuột để phóng to hình.

 

Giao Diện:

  • Giao diện qua Web, rất đẹp và hiệu quả sử dụng bàn phím tương đương Excel.
  • Nhiều người có thể sử dụng đồng thời.
  • Phân quyền đa đạng.

 

Cơ Sở Dữ Liệu và Phần Mềm:

  • Phần mềm tính cước tổng đài nhỏ Pbx có hai phiên bản chủ đạo, phiên bản chạy thẳng trên hệ điều hành Windows sẽ dùng Ms Access. Phiên bản chạy qua Web được viết chủ đạo bằng Php, dùng nhiều thủ thuật cao cấp viết bằng JavaScript để giao diện đẹp, thuận tiện.
  • Cơ sở dữ liệu là MySQL. Bạn có thể chuyển đổi phiên bản chạy trên Windows được viết bằng Ms Access để móc vào dùng chung cơ sở dữ liệu trên MySQL, để đồng bộ với phiên bản Windows. Khi đó khách hàng thao tác trên giao diện chương trình chạy thẳng trên Windows sẽ cho cùng kết quả khi xem qua Web và ngược lại.
  • Phiên bản Web Application sẽ dùng Web Server là Apache.
  • Phiên bản Web Application có thể chạy trên Windows hoặc Linux.

 

Công Nghệ Tiên Tiến Vượt Bậc - Hướng Đến Tương Lai

  • Là Ứng Dụng Web, Mọi lúc, Mọi nơi.
  • Công nghệ Web Desktop khiến cho tuy truy cập từ xa qua Web nhưng giao diện vẫn thân thiện như đang dùng Ứng Dụng Windows truyền thống.
  • Không cài đặt chương trình trên máy trạm, nên có thể triển khai số lượng lớn nhanh.
  • Không lưu dữ liệu trên máy trạm, không mất mát dữ liệu do hư hỏng phần cứng máy trạm hay cố ý của con người.
  • Kiến trúc bên dưới và thiết kế bên trên hỗ trợ mô hình Dịch Vụ Phần Mềm (Application Service Provider - ASP) hay còn gọi là Phần Mềm Chạy Kiểu Dịch Vụ (Software as a Service - SaaS). Khách hàng được dùng sản phẩm phần mềm tốt nhất, dùng cái mình cần, trả tiền theo cái mình dùng, không đầu tư gì khác .
  • Hướng đến mô hình chạy trên Điện Toán Đám Mây (Cloud Computing).

 

Tải Về

Vui lòng nhấp chuột để tải bản miễn phí Phần Mềm Quản Lý Khách Sạn


Tóm tắt: Bài viết này giới thiệu về Quản lý khách sạn, Phần mềm quản lý khách sạn, Quan ly khach san, Phan mem quan ly khach san với tên thương mại là easyHotel